Краткое руководство
пользователя
унифицированной
электронной базы данных
учета обращений
аппарата уполномоченного по правам человека
1.
Краткий обзор интерфейса базы данных
2.
Основные разделы базы данных
2.1.2. Поиск в таблицах базы данных
3.
Администрирование базы данных
1. Краткий обзор интерфейса базы данных
Разрабатываемая программа предназначена для
наполнения и управления базой данных (БД) учета обращений к Уполномоченному по
правам человека.
Доступ к основным функциям программы БД
осуществляется с помощью пунктов основного меню, расположенного в верхней части
программы. Основное меню делится на разделы в соответствии с группами функций
программы.
Наиболее часто используемые пункты меню
дублируются соответствующими кнопками на панели инструментов, расположенной
ниже основного меню.
Панель инструментов
является настраиваемой – при щелчке правой кнопкой мыши на области панели
инструментов появляется список кнопок панели инструментов, в котором возможно
указание отображаемых (скрываемых) кнопок.
Стандартные Windows-подобные функции основного меню (и кнопок
панели инструментов) реализованы в разделах «Правка», «Окно» и «Помощь».
Функции раздела «Правка» позволяют
производить «копирование», «вырезание» и «вставку» текста при вводе и
редактировании информации в БД.
Раздел «Окно» представляет специальные
функции по манипулированию окнами внутри основного окна программы.
|
|
|
|
Под панелью инструментов находится область
основного окна программы, в котором отображаются данные из БД.
В нижней части основного окна находится
строка состояния программы. Левая часть строки состояния предназначена для отображения
кратких подсказок по пунктам меню и кнопкам панели инструментов. В правой части
выводится общее количество записей основной БД (число хранящихся в ней
обращений) и номер текущего обращения.
2. Основные разделы базы данных
В БД выделены два основных раздела:
‑ классификаторы – данные, с помощью которых производится заполнение информации, описывающей обращения
‑ собственно обращения – список поступивших в аппарат обращений.
Для работы с классификаторами
используется раздел меню «Классификаторы».
При выборе любого из пунктов этого раздела меню отображается типовое окно, содержащее хранящуюся в БД информацию.
Функции программы по работе с окнами классификаторов одинаковы для всех окон, содержащих информацию из БД и позволяют пользователю:
‑ осуществлять добавление новой информации и редактирование (изменение) существующей,
‑ просматривать информацию в табличном виде,
‑ осуществлять поиск в БД,
‑ производить сортировку,
‑ настраивать вид отображаемой информации.
При вызове типового окна с данными становится доступным раздел меню «Данные», пункты которого предназначены для:
‑ навигации (передвижения) по БД (пункты «В начало», «Предыдущее», «Следующее», «В конец»),
‑ редактирования (изменения) данных (пункты «Изменение», «Новое», «Удаление», «Сохранение», «Отмена»),
‑ поиска данных (пункт «Поиск»).
На панель инструментов вынесены кнопки «Новое», «Удаление», «Сохранение», «Отмена», «Поиск».
Для внесения в БД новой информации воспользуйтесь пунктом меню «Новое», для удаления – «Удаление».
Для перехода в режим
редактирования текущей информации (на которую указывает курсор в таблице)
воспользуйтесь пунктом меню «Изменение». Для сохранения внесенных изменений
предназначен пункт меню «Сохранение», если внесенные изменения ошибочны и нет
необходимости в их сохранении, воспользуйтесь пунктом меню «Отмена».
Редактирование, добавление и удаление данных можно производить и не пользуясь пунктами меню, а просто перемещаясь по таблице. Переход к концу таблицы и далее приводит к автоматической вставке новой записи,
нажатие комбинации клавиш Ctrl-Del – к удалению текущей записи. Щелчок мышью на какой-либо ячейке таблицы и последующий новый щелчок мышью переводят информацию в режим изменения.
При вводе данных, некоторые поля таблиц должны быть обязательно заполнены, поэтому, в случае, когда пользователь не ввел информацию в эти поля, появляется окно с предупреждением:
то есть необходимо заполнить поля, в которые информация не была введена.
У каждой из таблиц существуют два контекстных меню, вызываемых нажатием правой кнопки мыши.
При нажатии правой кнопки мыши в области данных таблицы на экран выводится контекстное меню:
пункты которого позволяют сохранить таблицу в одном из трех форматов: документов Microsoft Exel, Word и html-страницы.
Пункт меню «Сохранить настройки» предназначен для сохранения настроек внешнего вида таблицы. В случае сохранения настроек, внешний вид таблицы при следующем открытии программы будет восстановлен в соответствии с Вашими предпочтениями. Данные настройки являются индивидуальными – то есть для каждого пользователя сохраняются заданные им настройки. Вход в программу конкретного пользователя вызывает восстановление его индивидуальных настроек.
Для настроек внешнего вида таблиц, а также для выполнения дополнительных функций (сортировка, группировка, показ/скрытие панелей) используется контекстное меню, вызываемое при нажатии правой клавиши мыши в области заголовка таблицы:
Данное меню предназначено для осуществления следующих функций:
1. Установки или снятия сортировки (по возрастанию/убыванию) по тому столбцу таблицы, в области которого вызвано меню (пункты меню «Сортировать по возрастанию», «Сортировать по убыванию», «Без сортировки»).
2. Осуществления группировки данных в таблице (пункты меню «Сгруппировать по этому полю», «Панель группировки»).
При использовании этих пунктов меню появляется возможность сгруппировать данные по группам, соответствующим одинаковым значениям данных. Группировка может проводиться по каждому из столбцов таблицы (с помощью пункта меню «Сгруппировать по этому полю»):
При проведении группировки таблица полностью доступна для добавления, изменения или удаления данных – изменяется лишь ее внешний вид в соответствии с выбранным критерием группировки.
Группировка столбцов может иметь любой уровень вложенности – то есть имеется возможность проводить одновременную группировку по нескольким полям:
Группировка может проводиться двумя способами – либо с помощью пунктов меню «Сгруппировать по этому полю» и «Убрать из группировки»
либо «перетаскиванием» с помощью мыши заголовка столбца на панель группировки – для группировки по столбцу, или с панели группировки в область заголовка таблицы – для снятия группировки:
Показ/скрытие панели группировки осуществляется с помощью соответствующего пункта меню.
3. Пункты меню «Нижний колонтитул» и «Нижний колонтитул группы» предназначены для отображения специальной панели, соответственно в нижней части всей таблицы, либо каждой из групп:
Панели нижних колонтитулов позволяют выполнить некоторые статистические действия с содержимым столбцов при помощи контекстного меню этих панелей, вызываемого нажатием правой клавиши мыши в области нижних колонтитулов. В зависимости от типа столбца, в области которого было вызвано контекстное меню, можно произвести подсчет: суммы, минимального, максимального, среднего значений, а также количества записей, хранящихся в таблице – для столбцов, содержащих численную информацию:
Для столбцов, к которым невозможно применить статистические функции (текстовая информация), доступен пункт меню «Количество»:
4. Следующий раздел позволяет управлять отображением тех или иных столбцов в составе таблицы. Пункт меню «Скрыть эту колонку» дает возможность скрыть выбранный столбец:
Выбор пункта меню «Выбрать поля» приводит к показу списка полей (столбцов) таблицы, которые в данный момент скрыты:
Перетаскиванием «скрытого» столбца из окна «Настройка» в область заголовка таблицы можно восстановить его отображение в составе таблицы:
5. С помощью пунктов «Автоширина» и «Автоширина (все колонки)» регулируется ширина отображаемых столбцов таблицы.
Все настройки внешнего вида таблицы, включая выбранные/скрытые столбцы, их ширину, расположение, группировку могут быть сохранены индивидуально для каждого пользователя с помощью описанного ранее пункта контекстного меню «Сохранить» и восстановлены при последующем входе выбранного пользователя в программу.
2.1.2. Поиск в таблицах базы данных
Для быстрого поиска в каждом из столбцов таблицы предназначены кнопки с изображением направленного вниз треугольника, расположенные рядом с названием столбца:
При нажатии на данные кнопки появляется выпадающий список, содержащий имеющиеся в таблице данные. Выбором нужного значения в таблице остаются только соответствующие строки.
Выбор из выпадающего списка можно произвести также по первым буквам (набрав на клавиатуре нужное значение) данных, содержащихся в списке.
При этом в нижней части таблицы отображается заданное для поиска условие:
Список, вызываемый при нажатии кнопки с треугольником, содержит также пункты
«Все» - для отмены поиска и возврата к просмотру всех данных;
недавно использованные значения для поиска;
«Выбрать» - для задания условия поиска по данному столбцу.
При нажатии кнопки «Выбрать» появляется окно, в котором можно задать более сложное условие для поиска данных в данном столбце:
При поиске текстовых значений можно задавать часть текста для поиска – в этом случае в строке для поиска используются подстановочные символы: «_» - обозначает один любой символ; «%» - любое количество символов.
При проведении поиска в нижней части таблицы на специальной панели отображается текущее условие поиска:
С помощью расположенных на панели поиска инструментов можно:
‑ отменить поиск и закрыть панель поиска (кнопка «х»);
‑ отменить текущий поиск без закрытия панели поиска (кнопка «v»);
‑ выбрать одно из недавно использованных условий поиска, указанных в выпадающем списке:
Кнопка данной панели «Настроить» позволяет задать условие для одновременного поиска по нескольким столбцам таблицы. При нажатии данной кнопки на экран выводится окно задания поискового условия «Редактор фильтра»
В данном окне имеется возможность задания и сохранения для дальнейшего использования сложного условия для поиска по различным полям текущей таблицы. Для задания условия поиска используются следующие элементы управления:
кнопка «нажмите для добавления условия» создает новое условие для поиска в виде строки:
где зеленым цветом задается название столбца таблицы, в котором будет проводится поиск (изменяется нажатием мыши на название столбца)
коричневым цветом – условие для поиска (изменяется нажатием мыши на название условия)
и синим цветом – искомые значения (изменяются набором искомого значения с применением символов подстановки или выбором из выпадающего списка)
Логическое условие, в соответствии с которым объединяются строки поиска, задается красным цветом и может быть изменено нажатием мыши на название условия
Любая из строк условия может быть удалена с помощью меню, вызываемого с помощью кнопки «…», находящейся в данной строке
Настроенный фильтр (условие поиска) может быть сохранен и впоследствии загружен для повторного использования с помощью расположенных слева в нижней части окна «Редактор фильтра» кнопок «Открыть…» и «Сохранить…»
Это же окно «Редактор фильтра» вызывается при нажатии кнопки «Поиск» (или нажатием на клавишу «F3»), расположенной на панели инструментов главного окна программы.
При этом, в случае, если поиск в выбранной таблице еще не проводился, окно редактора фильтра содержит пустой фильтр (условие для поиска):
Построение условия в таком случае необходимо начинать с нажатия на кнопку «нажмите для добавления условия». Дальнейшее построение условия производится в соответствии с описанными выше правилами.
Кроме того, в нижней части окон классификаторов представлены функции для поиска в текущей таблице. Здесь можно задать тип поиска – по первым буквам, либо по вхождению искомой части информации; название столбца (поля) для поиска; поле для ввода искомой информации.
При вводе информации в БД необходимо учитывать, что если заголовок поля в таблице выделен синим цветом, то информация для этого поля не вводится непосредственно в текущей таблице, а берется из другой таблицы БД. То есть здесь могут присутствовать только жестко заданные данные, предварительно введенные в соответствующую таблицу базы данных. Например, при вводе должностей чиновников, типы органов, в которых присутствуют такие должности являются заранее предопределенными – теми, которые занесены в соответствующую таблицу БД.
Вводить информацию в такие поля можно выбором нужного значения из выпадающего списка непосредственно в таблице (здесь так же доступен контекстный поиск по первым буквам):
Для быстрого ввода информации в поля, заголовок которых помечен синим цветом можно воспользоваться еще одной возможностью, представляемой двойным щелчком по любому месту такого поля (столбца в таблице). При этом в появившемся окне можно набрать информацию для поиска, который ведется побуквенно, начиная с начала слова. После нахождения требуемой записи нажатие Enter вводит информацию в БД, нажатие Esc отменяет поиск и закрывает окно поиска.
Ввод информации в классификаторы унифицирован и проводится одинаково для всех таблиц.
Единственное исключение составляет таблица «Тип документа» раздела «Почтовая переписка»:
На форме для ввода данных по типу документа присутствуют две кнопки, предназначенные для задания и редактирования шаблонов: «Загрузить» и «Редактировать».
Кнопка «Загрузить» позволяет для выбранного типа документа задать файл формата Microsoft Word, который в дальнейшем будет использоваться в качестве шаблона при создании документов этого типа. При этом файл шаблона сохраняется в базе данных и в дальнейшем доступен для изменения (редактирования). Вызов файла из базы данных осуществляется в помощью кнопки «Редактировать».
В качестве шаблона может быть использован любой заранее подготовленный документ. Для того, чтобы в документе автоматически задавались адрес получателя, его ФИО, а также исполнитель данного документа и его телефон, необходимо в планируемом для использования в качестве шаблона (бланка) документе создать соответствующие закладки с именами, соответственно: Z_Address, Z_Hwo, Z_Isp, Z_IspTel.
Для создания закладок в выбранном Вами документе, откройте его с помощью редактора Microsoft Word. Затем, установив курсор в нужное место в документе, выберите пункт меню «Вставка» - «Закладка» и в появившемся окне задайте одно из имен, указанных выше. Сохраните документ с заданными закладками, после чего можно загружать его в базу данных.
В случае отсутствия закладок в
сохраненном в базе данных бланке, адрес получателя и остальные данные
автоматически выводиться не будут.
Классификатор типа документа содержит информацию, которая используется в визуальном описании сообщений в списке сообщений. Для такого описания сообщений используются поля списка сообщений «Анимация», «10 дн.» и «1,5 мес.»
Поле «Анимация» списка сообщений позволяет визуально оценить наличие в переписке по данному обращению документов (писем) того или иного типа. При этом цвет анимации для каждого типа документа может быть задан в соответствующем классификаторе с последующим соотнесением цвета анимации и типа документа:
В классификаторе «Тип документа» также предусмотрены два поля («Код1» и «Код2»), позволяющие проводить контроль сроков прохождения документов по обращениям.
В программе по каждому обращению ведется анализ типов и сроков документов в почтовой переписке. В случае, когда в течение 10-ти дневного срока в переписке по данному сообщению не появляется документ, для типа которого в поле «Код1» задано любое (не пустое) значение, поле «10 дн.» списка собщений отмечается цветом. Аналогично связаны поля «Код2» типа документа и «1,5 мес» списка сообщений.
Цвета, которыми отмечаются сообщения, по которым имеются «просроченные» документы, задаются в классификаторе «Почтовая переписка» - «Цвета контроля срока».
2.2
Обращения
Для работы с обращениями используется раздел меню «Обращения» и его пункты «Базовый список», «Параметры обращения» (дублируются кнопками на панели инструментов).
Базовый список обращений предназначен для вывода общего списка обращений (к таблице данного списка применяются все те же возможности поиска, сортировки и настройки, что и для окон классификаторов) и просмотра основных данных по обращениям.
Ввод нового обращения возможен как с помощью пункта меню/кнопки «Новое» при открытом базовом списке обращений, так и с помощью пункта основного меню «Файл» - «Новая карточка».
Просмотр всех характеристик обращения, а также возможности ввода новой и редактирования существующей информации реализованы с помощью окна параметров обращения. Вызвать это окно можно также с помощью двойного щелчка или нажатия клавиши «Enter» на конкретном обращении в общем списке обращений.
Окно параметров обращения является настраиваемым: при нажатии правой клавиши мыши вызывается всплывающее меню, в котором можно задать характеристики обращения, которые либо будут отображаться, либо будут скрыты.
Пункт данного меню «Сохранить настройки» позволяет сохранить настройки отображаемых/скрываемых характеристик обращения для каждого пользователя и восстановить эти настройки при следующем входе в программу.
Вывод параметров текущего обращения на печать осуществляется с помощью пункта основного меню «Файл» - «Печать карточки» или соответствующей кнопкой панели инструментов
В окне параметров обращения информация по обращению может вноситься в БД различными способами в зависимости от типа поля.
Номер нового обращения заносится в БД автоматически.
Простые поля (их заголовки представлены черным цветом) непосредственно вводятся в соответствующие поля для ввода данных.
Поля, информация для внесения в которые выбирается из других таблиц БД (заголовки синие) может быть внесена 3 различными способами:
‑ двойным щелчком на поле для ввода (появляется форма для быстрого поиска);
‑ выбором из выпадающего списка в специальном поле со стрелкой;
‑ та же форма для быстрого поиска вызывается при нажатии на кнопку, расположенную рядом с полем с выпадающим списком.
Правильность ввода информации по итогу рассмотрения конкретной жалобы проверяется программой в соответствии с итогом рассмотрения нарушенных прав (если таковые для данной жалобы имеются).
Так, во-первых, итогом жалобы не может быть значение «удовлетворена», если имеется хотя бы одно не восстановленное нарушение того или иного права по данной жалобе.
Во-вторых, если все нарушенные права по жалобе не восстановлены, то итог рассмотрения жалобы может иметь значение только «не удовлетворена»
В-третьих, жалоба считается «удовлетворенной частично» если хотя бы одно (но не все) из нарушенных прав восстановлено.
В таких, однозначно определяющих итог рассмотрения жалобы случаях, при измении итогов рассмотрения нарушенных прав, итог рассмотрения всей жалобы вносится в БД автоматически, а попытки пользователя изменить итог рассмотрения жалобы блокируются программой с выдачей соответствующего предупреждения.
В тех случаях, когда по результатам рассмотрения нарушенных прав нельзя сделать однозначного вывода об итоге рассмотрения жалобы (то есть не выполняются условия трех описанных выше случаев), пользователь имеет возможность задать любой итог рассмотрения жалобы по своему усмотрению.
Для ввода данных по Адресу заявителя, Нарушениям и Переписке в окне основных параметров жалобы предусмотрены отдельные кнопки, которые также дублируются аналогичными пунктами раздела «Жалоба» основного меню и кнопками панели инструментов.
Для удобства пользователя окна для ввода информации по адресу заявителя, нарушениям и переписке реализованы в виде двух частей.
Верхняя часть окна представляет вводимую информацию в табличном виде, нижняя – предоставляет для ввода информации в каждый из полей БД отдельные элементы. Пользователь может вводить информацию как непосредственно в таблицу в верхней части окна, так и в каждое отдельное поле в нижней. Правила ввода данных аналогичны описанным ранее для классификаторов и основных параметров жалобы (поля для непосредственного ввода информации и для подстановки из другого набора БД отличаются черным/синим цветом заголовков).
На форме для ввода информации по переписке присутствуют кнопки «Текст письма» (также в основном меню «Обращения»-«Текст письма») и «Сканированное письмо».
Нажатие кнопки «Текст письма» вызывает текстовый редактор Microsoft Word с загруженным шаблоном нового письма (хранящимся в таблице классификатора «Почтовая переписка» - «Тип документа»), где пользователь может набрать текст письма. После закрытия редактора и сохранения информации в БД (пункт основного меню «Данные» - «Сохранение») последующий вызов текста письма позволяет просмотреть (изменить) сохраненный текст.
Нажатие кнопки «Сканированное письмо» вызывает стандартный диалог выбора файла, где пользователь может указать файл сканированного документа (в формате bmp, jpg или tiff), содержащий вносимый в базу данных документ. После задания файла сканированного документа он сохраняется в базе данных и в последующем нажатие на кнопку «Сканированное письмо» приводит к выводу документа на экран для просмотра.
В отдельный подраздел БД вынесена информация, относящаяся к проходящим по обращениям государственным органам. Для ввода информации в этот подраздел используются пункты раздела «Органы» основного меню программы и соответствующие кнопки панели инструментов «Органы», «Должностные лица», «Адрес органа». Окно «Орган-Должностное лицо» позволяет одновременно просмотреть/изменить информацию из двух соответствующих наборов БД.
3. Администрирование базы данных
Для задания настроек БД предназначен раздел основного меню «Сервис».
Пользователи, работающие с программой, задаются с помощью пункта меню данного раздела «Исполнители». В окне, вызываемом данным пунктом меню задаются имя пользователя и пароль, запрашиваемые при входе в программу, а также наличие прав администратора у каждого из пользователей.
Пользователь, обладающий правами администратора, обладает всеми возможностями по внесению и изменению информации в БД.
Для пользователя без прав администратора полностью закрыт раздел базы данных, содержащий классификаторы. Такой пользователь имеет право добавлять новую информацию в раздел обращений, просматривать весь список обращений. Такому пользователю предоставляются также права по редактированию «своих» обращений – тех обращений, в которых он является исполнителем, а также обращений, у которых исполнитель не задан.
При выходе из программы персональные настройки (положение, размеры и список вызванных окон) каждого пользователя сохраняются и при следующем входе в программу восстанавливаются.
Пункт меню «Настройка региона» предназначен для начальной настройки региона, в котором производится установка программы. Заданные настройки сохраняются в файле настроек NewOmbudsMan.INI.
Последний раздел меню «Сервис» предназначен для настройки процессов
сохранения, архивирования и восстановления информации в БД.
При первой загрузке программы по умолчанию выставлен режим
автоматического сохранения информации в БД:
В таком режиме все изменения информации в БД, вносимые пользователями,
одновременно работающими с программой в локальной сети, немедленно отправляются
на серверный компьютер и сохраняются в файле БД.
При отмене режима «Автосохранения», изменения,
вносимые в БД пользователем на локальном компьютере не отправляются на
сервер, а хранятся в «локальной» копии БД на этом компьютере.
В этом случае для отправки отредактированной информации в БД необходимо
подтвердить отправку с помощью пункта основного меню «Сохранить» («горячая»
клавиша «Ctrl-S») или соответствующей
кнопки на панели инструментов основного окна программы.
Автоматическое сохранение всех изменений информации в БД также
производится при выходе из программы.
Таким образом, при занесении информации в БД, программа может работать
в двух режимах:
‑ при включенном «Автосохранении в БД». В этом случае при
вводе или изменении информации в БД нет необходимости пользоваться кнопкой
«Сохранить» для отправки изменений с локального компьютера на сервер. Достаточно
после занесения информации воспользоваться кнопкой «Сохранение» («горячая
клавиша «Alt-S»)
- передача данных на сервер происходит
автоматически;
‑ при выключенном «Автосохранении в БД» каждое сохранение
измененной информации в БД должно быть обязательно подтверждено нажатием кнопки
«Сохранить».
С увеличением количества жалоб, хранящихся в базе данных возможно
существенное замедление процессов сортировки, группировки и поиска жалоб в
базовом списке. Поэтому при загрузке программы сортировка жалоб в базовом
списке запрещена.
Для разрешения сортировки нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в области
данных базового списка. В появившемся контекстном меню помимо уже имеющихся
пунктов, позволяющих передать таблицу в Exel, Html и Word, а также сохранить настройки,
добавлен пункт "Разрешить сортировку". С помощью этого пункта меню и
производится разрешение/запрещение сортировки, группировки и поиска.
При работе с программой рекомендуется использовать этот пункт
контекстного меню в зависимости от режима работы:
- если происходит ввод информации по новым жалобам, изменение или
удаление информации, то необходимо пользоваться режимом "без
сортировки";
- если происходит поиск информации, группировка и анализ информации
(без изменения), то можно использовать режим "сортировка разрешена".
Пункт меню «Архивация» доступен только для пользователя, имеющего права
администратора. Подпункты данного раздела позволяют проводить архивирование
файла БД на серверном компьютере, а также восстановление файла БД из имеющихся
резервных копий в случае возможного повреждения файла базы
По умолчанию выставлен режим автоматического архивирования БД, которое
выполняется по окончании работы с программой.
Ручное архивирование производится с помощью пункта меню «Ахивировать». Создаваемые
при архивации файлы резервных копий БД хранятся на серверном компьютере в той
же папке, что и сама БД, в подпапке «\Arhiv».
Название файла резервной копии содержит год, месяц, день и порядковый
номер архива для выбранной даты. Общее число резервных копий равно 20, при этом
самые «старые» копии БД автоматически перезаписываются более «свежими» по дате.
Для того, чтобы восстановить файл БД из
имеющейся резервной копии, необходимо воспользоваться пунктом меню
«Восстановить».
В процессе восстановления файл БД полностью перезаписывается из файла
резервной копии, поэтому для корректного восстановления БД требуется, чтобы в
момент восстановления к БД не было подключений от других компьютеров локальной
сети, о чем выдается специальное предупреждение:
То есть восстановление будет успешным только в случае единственного
подключения к БД с того компьютера, на котором выполняется восстановление.
Указания по эффективной работе с базой данных
Эффективное редактирование и
сохранение
При занесении информации в базу данных необходимо придерживаться
следующих правил.
Информация по каждому из обращений заносится в базу данных в различных
окнах программы, а именно: «Список обращений», «Нарушения», «Переписка», «Адрес
заявителя» и т.д. Автоматическое сохранение введенной информации производится
при закрытии каждого из окон, о чем выдается соответствующее предупреждение:
Однако, если при вводе информации по
обращениям окна не закрываются, то для записи информации в базу нужно
использовать кнопку «Сохранение» («горячая клавиша «Alt-S»)
В связи с тем, что программа предназначена для работы в сети, также
необходимо производить отправку данных с каждого компьютера сети на серверный
компьютер. Такая отправка производится автоматически при выбранном
«Автосохранении в базе данных». Такой режим работы установлен в программе по
умолчанию.
В случае «медленной» сети, то есть в том случае, если передача данных
на серверный компьютер приводит к существенному замедлению работы программы,
необходмо отключить «Автосохранение в БД». При этом каждое сохранение
измененной информации в БД должно быть обязательно подтверждено нажатием кнопки
«Сохранить» («горячая клавиша «Ctrl-S»).
Возможен такой режим функционированияпрограммы, при котором происходит
интенсивный ввод и изменение информации в базе данных с различных компьютеров в
сети. Однако на каждом из сетевых компьютеров отображаются только те изменения
в базе, которые производятся с данного компьютера. В случае, когда необходимо
получить доступ к изменениям, совершенным и другими пользователями сети, нужно
воспользоваться пунктом основного меню «Данные» - «Перечитать».
При этом необходимо учитывать, что действие «Перечитать данные»
применяется к тому разделу базы данных, окно которого сейчас активно, а именно
– при просмотре списка обращений перечитываются данные по обращениям, при
просмотре списка органов – данные по органам, при просмотре конкретного
классификатора – данные по текущему классификатору и т.д.
Сетевые обращения к базе данных
При сетевой работе программы возможно возникновение «сетевого
конфликта». Такой конфликт происходит в случае, когда два или более
пользователей пытаются изменить в базе данных одни и те же данные. Например при изменении характеристик одного и того же
обращения разными пользователями программы происходит выдача стандартного окна
с предупреждением об этом, описанием вида ошибки и предложением выбора одного
из действий для разрешения сложившейся ситуации:
В этом случае необходимо указать желаемое действие, с помощью которого
в базе данных будет произведена попытка разрешения кофликта:
‑ «Пропустить», «Отмена» - отменить изменения данного
пользователя;
‑ «Отмена/Считать» - отменить
изменения данного пользователя и считать новую информацию из базы данных;
‑ «Исправить» - попытаться снова записать изменения данного
пользователя в базу данных;
- «Объединить» - попытаться записать изменения данного
пользователя, объединив их с изменениями других пользователей.