Руководство по получению аналитической информации

 

Для проведения «сложного» поиска в базе данных (БД), предполагающего анализ данных, расположенных в различных таблицах, а также отображения получаемых при поиске результатов в табличном и графическом виде в программе предусмотрена специальная форма «Отчеты».

Вызов этой формы производится с помощью пункта основного меню «Аналитика».

В верхней части формы «Отчеты» расположены поля для задания временного интервала для поиска.

При первом вызове формы значение временного интервала (по умолчанию) соответствует временному интервалу поступления первой и последней жалобы.

С помощью изменения значений начальной и конечной дат осуществляется указание временного интервала поступления жалоб, в пределах которого будет проводиться сбор статистической информации.

После задания временного интервала, в пределах которого будет производиться поиск отчетной информации  в БД, работа пользователя с данной формой предполагает использование трех вкладок, расположенных под полями ввода начальной и конечной дат:

1. Исходные данные для построения отчета.

2. Табличный отчет.

3. Графический отчет.

 

1. Вкладка «Исходные данные для построения отчета»

 

На странице формы «Отчеты», соответствующей данной вкладке, расположены поля для ввода названий и значений категорий, по которым будет проводиться группирование данных при построении отчета:

В левой части страницы в поле «Категория для поиска» необходимо с помощью выпадающего списка указать название категории

Во всех полях ввода помимо выбора нужного значения из выпадающего списка можно воспользоваться быстрым поиском в выпадающем списке с помощью ввода с клавиатуры первых букв данного значения:

Выпадающий список содержит названия категорий, при указании одной из которых в БД производится группировка жалоб по выбранному признаку и осуществляется подсчет количества жалоб в каждой из сформированных групп. Например, выбор категории «Исполнитель» приводит к объединению в группы жалоб, для которых задан один и тот же исполнитель, и подсчету количества жалоб по группам. Таким образом можно получить отчет по количеству жалоб, обработанных каждым из исполнителей. Категория «Год поступления жалобы» позволяет провести подсчет количества жалоб по годам поступления; категория «Пол заявителя» - отдельный подсчет жалоб для мужчин и женщин заявителей; категория «Вид обращения» - подсчет жалоб различного вида – предложений, заявлений, ходатайств и т.д.

Список категорий содержит все возможные признаки жалобы, хранящиеся в БД – то есть получение статистической информации может производиться по любому интересующему пользователя признаку жалобы.

Справа от поля для ввода названия категории расположено поле для ввода «Значения категории». Указать то или иное значение в данном поле можно также либо с помощью выпадающего списка, либо по первым буквам при вводе с клавиатуры.

Задание в данном поле какого-либо значения приводит к выбору из всех групп, сформированных в соответствии с указанным наименованием категории, только той группы, значение признака которой было указано. Например, для категории «Исполнитель» указание значения данной категории по фамилии одного из исполнителей оставляет в результатах поиска только количество жалоб для выбранного исполнителя; для категории «Форма обращения» задание значения «устная» оставляет в результатах только количество устных жалоб

Удаление введенного значения категории из поля «Значение категории» и возврат к поиску информации по всем группам производится с помощью клавиши «Del». Таким же образом можно удалить и название выбранной категории из поля «Категория для поиска».

 

Поиск и группировка информации в БД являются многоуровневыми. При указании первой категории ниже появляются аналогичные поля для второй категории. Таким образом, в рамках уже указанных выше групп может быть произведена новая группировка в соответствии со следующим критерием – названием группы или каким-либо конкретным значением.

Например, если первой заданной для поиска категорией стала категория «Форма обращения», а второй – «Вид обращения», то результатом поиска для каждой формы обращения будет количество жалоб того или иного вида – количество устных жалоб, ходатайств, заявлений, предложений; количество письменных жалоб, ходатайств, заявлений, предложений; и т. д.

В качестве другого примера можно привести задание на первом («верхнем») уровне группировки категории «Муниципальное образование» и на следующем (втором) – категории «Пол заявителя».

В результате будет получено распределение количества жалоб, полученных от мужчин и женщин для всех муниципальных образований текущего региона. Если в качестве значения второй категории указать пол заявителя «женский» - то будут «отфильтрованы» только жалобы от женщин-заявителей.

Наоборот, если поле для ввода значения пола заявителя оставить пустым (с помощью клавиши «Del») и указать конкретное муниципальное образование, то для данного муниципального образования будет получено число жалоб от заявителей-женщин и заявителей-мужчин.

Общее количество уровней для поиска равно четырем. Поля для ввода названий категорий и их значений появляются автоматически после задания названия категории на предыдущем (более раннем) уровне:

При этом на каждом уровне вложенности уже выбранные ранее категории из общего списка категорий удаляются. Для изменения количества уровней поиска достаточно удалить название категории на том или ином уровне.

 

Таким образом с помощью той или иной комбинации категорий и значений выбранных категорий у пользователя имеется возможность получать отчеты любой сложности, группируя их по всем признакам жалоб и заявлений, хранящимся в БД.

 

Для вывода полученной в результате поиска информации в табличном или графическом виде предназначены две специальные вкладки:

 

2. Вкладка «Табличный отчет».

 

На данной вкладке результаты поиска в БД, полученные в соответствии с критериями группировки, которые заданы на вкладке исходных данных, представляются в виде таблиц.

Таблицы на данной вкладке могут быть представлены в двух видах: двумерном и многомерном. При первом показе вкладки по умолчанию задан двумерный вид таблицы.

В двумерной таблице результаты поиска представляются построчно – то есть каждая строка таблицы содержит одно подсчитанное в результате поиска и группировки количество жалоб в сформированной пользователем группе.

Функции предоставляемые пользователю по управлению представлением информации в таблице такого вида полностью аналогичны функциям при работе с остальными таблицами БД (см. «Руководство пользователя»). Двумерная таблица имеет два контекстных меню, вызываемых нажатием правой клавиши мыши в области таблицы.

 

 

 

Контекстное меню, появляющееся при нажатии правой клавиши в области заголовков столбцов таблицы позволяет сортировать таблицу, группировать, убирать/показывать столбцы и т.д.

Контекстное меню, вызываемое в области данных таблицы позволяет передать текущий вид таблицы в Exel, Word или представить ее в html-формате.

Последний пункт этого меню производит переключение между двумерным и многомерным видом таблицы.

Таблица многомерного вида позволяет пользователю располагать названия сформированных групп не только построчно, как в предыдущем случае, но и перемещать их в названия столбцов.

Вид многомерного представления результатов может быть настроен в соответствии с пожеланиями пользователя простым «перетаскиванием» столбцов с помощью мыши. Для этого необходимо нажать левую кнопку мыши в области заголовка столбца или строки (выделенных синим цветом») и, не отпуская кнопку мыши, переместить столбец или строку в нужном направлении.

При этом форма курсора будет изменяться в соответствии с тем, какое действие будет произведено в результате перемещения.

Курсор в виде двух стрелок, направленных в разные стороны сигнализирует о том, что два столбца, две строки, или строка и столбец поменяются своим расположением в таблице.

При этом можно не только поменять порядок следования столбцов или строк, но и переместить название строки в область названий столбцов и наоборот, что приведет к автоматической перегруппировке данных в строках и столбцах таблицы. Таким образом пользователь может получить практически любую форму представления выходных результатов поиска.

Значок «‑» («+») рядом с названием столбца или строки таблицы предназначен для скрытия (отображения) столбца или строки.

 

Настроенный пользователем вид многомерной таблицы может быть передан в Exel, Word или html-документ с помощью пунктов контекстного меню, вызываемого нажатием правой клавиши мыши в области данных таблицы. Последний пункт данного меню переключает таблицу к двумерному виду.

Контекстное меню, вызываемое нажатием правой клавиши мыши в области заголовка столбца/строки позволяет скрыть/отобразить суммарные значения, а также выбрать столбцы/строки для скрытия/отображения.

Скрытие столбца также происходит при выборе пункта контекстного меню «Drill in to this value».

Если в результате поиска найдено всего одно значение, доступен только двумерный вид таблицы

Помимо табличного отображения аналитической информации, отчетные документы могут быть представлены в графическом виде. При этом график также строится только в том случае, когда в результатах поиска найдено более одного значения. Для настройки графического отображения информации используется последняя вкладка данной формы.

 

3. Вкладка «Графический отчет»

 

На странице данной вкладки управление графическим представлением информации осуществляется с помощью пунктов контекстного меню, вызываемого с помощью нажатия правой клавиши мыши в области графика:

Верхний раздел меню задает вид отображаемой информации:

 

Вид «диаграмма» доступен только в случае одного уровня группировки количества жалоб. Если на странице исходных данных заданы две или более категорий, доступно только представление результатов в виде столбцов.

При этом в случае двух или более категорий для поиска вид отображения графической информации в виде столбцов может быть изменен в соответствии с настройками многомерной таблицы, сделанными на предыдущей странице.

Так, например, при «двумерном» поиске, перемена местами столбца и строки в многомерной таблице приводит к смене категории, отображаемой на оси графика:

 

 

Скрытие столбца или строки в той же двумерной таблице приведет к соответствующему изменению графика

 

Таким образом с помощью перестройки многомерной таблицы можно управлять видом графического отображения информации.

В случае, когда число уровней группировки более двух, графическое отображение информации остается двумерным, при этом в качестве измерений графика также используются категории, заданные в многомерной таблице.

 

Так, ось графика соответствует «верхнему» уровню группировки по столбцам многомерной таблицы. Группировка столбцов графика при этом соответствует «верхнему» уровню объединения строк многомерной таблицы. Таким образом, смена вида таблицы соответственно скажется на виде графика

 

Следующий раздел контекстного меню позволяет скрыть/отобразить:

‑ «легенда» - табличку, показывающую соответствие цветов и категорий;

‑ «сетка» - линии сетки в области графика;

‑ «метки» - подписи к графикам одного из следующих видов: значения, проценты, категории и значения, категории и проценты.

Для передачи графика в Word предназначен последний пункт контекстного меню.